par Le but de la communication écrite est de capter l’attention de votre lecteur et de faire passer votre message clairement. En fin de compte, lorsque vous communiquez par écrit, vous aidez le lecteur à comprendre votre point de vue sur un sujet. Il y a certaines qualités que toutes les communications écrites efficaces partagent, et si vous ajoutez ces éléments à votre écriture, votre travail sera plus puissant.
Importance d’une communication écrite efficace
À certains égards, une communication écrite efficace est encore plus importante que la communication orale. À moins qu’il ne soit enregistré, le discours régulier ne dure pas. Cependant, la communication écrite est un enregistrement, et les gens peuvent s’y référer plus tard. Cela signifie qu’en plus de créer un lien avec votre public, vous devez tenir compte de l’impact durable de ce que vous écrivez. Que vous consultiez l’information sur le grill pour mieux communiquer ou autres plateformes, pensez à la façon dont il sera perçu par votre public au départ, ainsi qu’à l’impact qu’il laissera.
Les cinq règles d’une communication écrite efficace
Une bonne communication écrite dépend du public, du sujet, de votre objectif de communication et d’autres facteurs. Cependant, toute communication écrite efficace a certaines caractéristiques en commun :
- Connexion – Une bonne communication écrite établit une connexion entre le lecteur et l’écrivain.
- Clarté – Une communication écrite efficace est claire et facile à comprendre.
- Cause – La cause ou la raison de l’écriture doit être claire à la fois pour l’écrivain et le lecteur, y compris toutes les actions spécifiques dont vous avez besoin de la part de votre public.
- Concision – Une bonne communication écrite va droit au but et ne serpente pas ou n’inclut pas beaucoup d’informations superflues.
- Rectitude – Pour être efficace, la communication écrite doit utiliser le ton correct, un langage inoffensif et une grammaire appropriée.
Comment faire en sorte que votre écriture communique efficacement ?
Une rédaction efficace permet au lecteur de bien comprendre tout ce que vous dites. Ce n’est pas toujours facile à faire. Voici quelques conseils qui vous aideront :
1-Connaissez votre objectif et énoncez-le clairement
Voulez-vous que le lecteur fasse quelque chose pour vous, ou ne faites-vous que transmettre des informations ? Voulez-vous une réponse du lecteur ou voulez-vous qu’il agisse ? Une communication écrite efficace a un objectif clair, et cet objectif est communiqué au lecteur. Expliquez en termes clairs ce que vous voulez que le lecteur fasse.
2-Utilisez le ton correct pour votre objectif
Le ton peut aider votre écriture à être plus efficace. Certaines formes de communication, comme mémorandums et les propositions, besoin d’un ton formel. Écrire à quelqu’un que vous connaissez bien aurait besoin d’un ton plus informel. Le type de ton dépend du public et du but de l’écriture.
3-Gardez le langage simple
N’abusez pas des clichés, du jargon et des expressions et n’essayez pas d’impressionner avec de gros mots. Cela peut obliger le lecteur à travailler plus fort, et vous voulez qu’il soit facile de comprendre ce que vous dites.
4-Restez sur le sujet et restez concis
Une communication écrite efficace reste sur le sujet. Évitez les informations qui ne sont pas pertinentes. La clarté est la clé. Moins c’est plus quand il s’agit de longueur. Gardez les phrases et les paragraphes courts et concis, car les phrases longues et compliquées ralentiront le lecteur. Laissez de côté les mots qui ne contribuent pas à l’objectif principal de la communication.
5-Utiliser la voix active
À l’aide d’une voix active renforcera votre écriture. Il est plus facile de comprendre des phrases écrites à la voix active. Un exemple actif est « J’ai attrapé la balle » et un exemple passif est « La balle a été attrapée par moi. » La voix active engagera le lecteur et retiendra son attention.
